‘Onderzoek doet vermoeden dat van de 23 uur die leiders wekelijks in vergaderingen doorbrengen, gemiddeld 8 uur onproductief zijn’,  lees ik in een artikel van S. Rogelberg in HBR. Wow, wat een verspilling van tijd! Volgens hetzelfde artikel bedraagt de kost van de werkelijke tijdverspilling alleen al in de VS 30 miljard dollar per jaar! Behalve geldverspilling kan je ook eens nadenken over alle dingen die je met die tijd zou kunnen doen als je die zinvoller zou besteden.

Hoe vaak heb je niet geklaagd over het feit dat je moest deelnemen aan nog een andere conference call of vergadering die je niet productief vond? Hoe vaak betrapte je jezelf op dagdromen tijdens een vergadering?

In mijn beleving worden vergaderingen vaak als onproductief of niet nuttig ervaren omdat we niet genoeg  nadenken over hoe de vergadertijd zich verhoudt tot het gebruik van onze eigen tijd. We stellen het doel van de bijeenkomst te weinig in vraag.

Daarom hier een paar tips voor de volgende keer dat je te maken krijgt met het ‘moeten’  bijwonen van zo’n vergadering:

1. Voor de vergadering

• Stel de routine in vraag: Sommige vergaderingen vinden wekelijks of maandelijks plaats en niemand kan zich nog herinneren waarom ze überhaupt begonnen zijn. Ga terug naar de oorspronkelijke bedoeling van de vergadertijd en herbekijk de actieradius.

• Wees specifiek wat betreft tijd en inhoud: Vraag hoe lang de vergadering zal duren en wat de agenda is. Dit geeft je de mogelijkheid om zowel de timing als de inhoud van de vergadering in vraag te stellen voor de vergadering. Misschien kunnen sommige onderwerpen beter per mail of in een één-op-één gesprek worden besproken.

2. Tijdens de vergadering

• Check-in met jezelf, niet alleen met je lichaam: Zorg voor een goede ‘check-in’ voor elke vergadering: ben je er echt, volledig, of alleen je lichaam?

• Word je eigen leider: Hoe sluit deze vergadering aan bij wat je individueel drijft? Hoe meer je dat verband kunt leggen, hoe meer energie je zult voelen.

• Geef je vergadertijd waarde: Leider zijn betekent in de eerste plaats dat je je persoonlijk leiderschap opneemt. Oefen je communicatieve vaardigheden tijdens de vergadering en vind een goede balans tussen luisteren, observeren en zelf spreken.

• Stel een goede facilitator aan: Leiden en faciliteren zijn twee verschillende dingen en ze gaan vaak niet goed samen. Vooral bij belangrijke bijeenkomsten maakt een goede facilitator een wereld van verschil.

3. Na de bijeenkomst

• Noteer de belangrijkste punten: Zorg ervoor dat je na afloop van de vergadering tijd vrijmaakt voor reflectie. Tien minuten is voldoende om je belangrijkste take-aways op te schrijven. Focus niet alleen op wat je moet doen, maar ook op hoe je de vergadering zelf hebt ervaren. Wat gaf je energie? Wat heeft je energie gekost? Gebruik deze informatie om je voor te bereiden op je volgende bijeenkomst.

Wij wensen je veel zinvolle vergaderingen!